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¿Por qué impulsar la digitalización de documentos y de qué manera hacerlo?

La digitalización de documentos es una práctica que supone múltiples beneficios para una empresa. En primer lugar, contar con un archivo solo en papel dificulta el acceso a la información, limita su uso a un único lugar físico y exige la disposición de un espacio para su almacenaje. Además, estos papeles deben conservarse en buen estado con el paso del tiempo y ser custodiados para garantizar su seguridad.

En cambio, con un servicio de digitalización como el que ofrece la empresa Dataeraser, es posible disponer de un sistema automatizado con control de accesos, registro de consultas y restricciones por usuario. Estos servicios se ajustan a lo que indica el Reglamento General de Protección de Datos y son integrales, ya que incluyen los procesos de asesoramiento, recogida de documentos, manipulación, captura, indexación y destrucción y reciclaje del papel, si es necesario.

Beneficios de la digitalización de documentos para las empresas

Al contar con un archivo digital, las compañías pueden optimizar los procesos de acceso a la información porque las búsquedas resultan más ágiles y el acceso es en simultáneo desde diferentes lugares a través de internet. Asimismo, las empresas suelen tener un horario acotado. En cambio, con este sistema, los datos están accesibles las 24 horas de todos los días.

En todos los casos, los datos confidenciales almacenados están protegidos por un control de accesos. De esta manera, es posible evitar sanciones que pueden ascender hasta el 4 % de la facturación de una empresa. Este sistema también garantiza la seguridad de la información de cara a otros competidores.

Además, estos sistemas suponen un ahorro en papel, impresiones, consultas y envíos. En este mismo sentido, es posible liberar espacio físico. De esta manera, el lugar destinado al archivo puede emplearse para otras actividades.

Los sistemas de digitalización de documentos también permiten disfrutar de una drástica reducción de la mano de obra necesaria para mantener un archivo. De este modo, no es necesario destinar personal a la identificación, archivo y extracción de documentos.

El sistema digital de documentación permite una mejor integración con aplicaciones

Hoy en día, muchas aplicaciones empresariales producen distintos tipos de documentos. Al contar con un archivo digital integrado a estas herramientas, es posible procesar datos de manera ágil y efectiva.

Dataeraser ofrece servicios de consultoría gratuita para que cada empresa pueda acceder a un proyecto acorde a sus necesidades y ajustado al volumen y tipo de documentos que es necesario gestionar. Además, en cada caso es factible personalizar los campos y el método de búsqueda y distintas variables de acceso y registro.

Con el servicio de digitalización de documentos de Dataeraser, es posible implantar un sistema automatizado de archivo que optimiza el control y el acceso a la información.


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